Publicado por Redação em Gestão do RH - 03/11/2020 às 17:25:19

Cinco passos para que RH e TI trabalhem melhor juntos

A crise da covid-19 acelerou uma tendência que já era vista nas empresas preocupadas com a transformação digital: a união entre as áreas de recursos humanos e tecnologia. A atuação integrada desses setores é fundamental para criar uma experiência mais prazerosa e produtiva para os funcionários. Mas como fazer para que a parceria dê certo e seja estratégica?

Alessio Alionço, CEO e fundador do Pipefy, plataforma global de gerenciamento de processos usada em mais de 150 países, compartilha algumas dicas. “A adoção dessas cinco etapas vai ajudar a aproximar as equipes de RH e de TI e a eliminar dores de cabeça, silos de informação e uma comunicação lenta ou propensa a erros ao longo do caminho”, diz o empreendedor.

1. Monitore a duração dos processos para prever as próximas etapas

Gerencie os processos de RH em uma única plataforma, da admissão à aposentadoria dos colaboradores, e avalie dados empíricos para melhorar seus SLAs (Service Level Agreement), que são os acordos de níveis do serviço prestado. Mensure e registre quantos dias, em geral, você gasta em uma determinada fase do processo para saber como otimizar ou fazer melhorias.

Por exemplo, quando você abre uma nova posição para sua equipe, quanto tempo normalmente leva para contratar alguém? Se o tempo médio de recrutamento é de duas semanas, comunique suas necessidades de integração para o time de TI, levando em conta esse cronograma.

2. Automatize a transferência de informações

Os processos mais bem definidos geralmente falham por causa de erros humanos ou pela falta de comunicação. Automatizar as transferência de dados e informações é uma excelente solução para esse problema. Considere, novamente, o exemplo do recrutamento. Se você aproveitar a automação em suas comunicações, a equipe de RH pode programar para que TI receba um e-mail automático quando um novo funcionário for contratado. Esse e-mail pode ser personalizado para atender às necessidades da sua empresa e configurado para incluir qualquer informação pertinente. Dessa forma, o departamento de TI terá tempo suficiente para adquirir, preparar e configurar qualquer equipamento necessário para a conclusão do processo de integração.

3. Conecte o desligamento do funcionário às solicitações para TI

Depois do RH, o departamento de TI deve ser uma das primeiras equipes notificadas sobre a saída de um colaborador da empresa. Dessa forma, eles podem desativar o acesso à informações de propriedade da empresa e recolher equipamentos.

A melhor maneira de garantir uma comunicação boa e em sincronia é conectando processos. Executar o processo de desligamento em um único lugar permite notificar a equipe de TI automaticamente. Isso significa que você vai ter um procedimento à prova de erros, para garantir que equipamentos e informações sensíveis permaneçam seguros.

4. Estabeleça SLAs entre os times

Ao conectar equipes e processos, recomendamos o estabelecimento dos já mencionados SLAs, os acordos de nível de serviço. Ao fazer isso, você define metas e expectativas para cada equipe em um processo. Por exemplo, você pode criar SLAs para controlar o tempo que o time de TI leva para processar cada tipo de solicitação da equipe de RH. Essa simples mudança vai melhorar a fluidez da comunicação entre os departamentos e garantir responsabilidade pelos prazos e padrões.

Depois que os SLAs são definidos, o gerente de RH pode confiar em seu processo padronizado, ao invés de gastar tempo enviando e-mails ou mensagens para a equipe de TI para saber sobre a situação de uma solicitação. Todas elas ficam centralizadas em uma única plataforma, na qual o RH pode verificar o status dos pedidos em tempo real ou receber atualizações automáticas.

5. Mensure para melhorar

O que não é medido não pode ser melhorado. Quando você estabelece SLAs para cada tipo de solicitação, pode medir e melhorar seus processos. Quer identificar quais solicitações não estão seguindo os requisitos de SLA? Qual membro da equipe é o mais eficiente? Como você pode melhorar seu fluxo de trabalho?

Para responder a qualquer uma dessas perguntas, é preciso coletar dados. Criar painéis para rastrear atividades, medir esses indicadores e identificar gargalos é essencial, especialmente se quiser mostrar bons resultados. Mensurar e melhorar os processos precisa ser um ciclo.

Fonte: VOCÊ S/A

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